Ketika ada sebuah masalah berat dalam perkembangan bisnis kamu, kamu pasti perlu mencari tahu cara menentukan akar masalah. Daripada berpikir rumit dan panjang, kamu hanya perlu menanyakan ‘kenapa’ sebanyak lima kali. Loh, bisa gitu? Tenang #GenerasiPenemu, penjelasan lebih detilnya ada di bawah.
Dalam mengembangkan sebuah bisnis terutama startup yang memerlukan perkembangan cepat dalam waktu yang singkat, pasti kamu akan menemui banyak masalah. Seperti yang kita ketahui, nalurinya manusia akan terburu-buru mencari penyelesaian dari masalah yang ditemuinya tanpa mencari tahu dulu apa penyebabnya, padahal setiap masalah pasti selalu ada penyebabnya. Ketika ditanya apa sih penyebab masalahnya, bisa jadi kamu nggak tahu karena kamu terlalu fokus pada penyelesaian masalahnya.
Cara Menentukan Akar Masalah
Sebelum terburu-buru bergerak ke solusi, ada baiknya kamu berhenti dan berbalik badan, melihat lebih dalam tentang penyebab masalahnya. Sampai sini kamu pasti bertanya-tanya bagaimana caranya. Cara paling gampang untuk menentukan akar masalah adalah dengan menanyakan kata ‘kenapa’ sebanyak lima kali. Menanyakan ‘kenapa’ sebanyak lima kali bukan berarti kamu mengulang-ngulang kalimat tanya yang sama itu terus-menerus tanpa jeda atau jawaban ya, #GenerasiPenemu, akan tetapi menanyakan ‘kenapa’ sampai lima kali berarti dengan mengajukan pertanyaan yang berbeda di setiap kata tanya.
Menanyakan kata tanya ‘kenapa’ sebanyak lima kali ini biasa disebut sebagai Why Why Analysis, yaitu salah satu alat analisa akar masalah dari sebuah permasalahan yang ada, atau sering juga disebut bagian dari Root Cause Analysis (Analisa Sebab Akibat). Root Cause Analysis adalah salah satu alat dari Lean Startup dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang seringkali dijumpai dalam pengembangan sebuah startup atau bisnis.
Langkah-langkah melakukan Root Cause Analysis
Agar kamu dapat membantu tim kamu menyelesaikan suatu masalah dalam bisnis dengan menentukan akar dari suatu masalah, ada baiknya kamu memahami langkah-langkah melakukan Root Cause Analysis.
Langkah 1 – Definisikan masalah
Definisikan masalah berarti kamu berusaha menjelaskan sedetil mungkin tentang masalah apa yang sedang terjadi saat ini. Dalam menjelaskan masalahnya, kamu juga perlu menjelaskan tanda-tanda yang menjelaskan adanya masalah tersebut.
Langkah 2 – Mengumpulkan data
Data di sini adalah hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang ingin kamu selesaikan, seperti bukti dari masalah tersebut bahwa masalah itu memang benar-benar ada dan mengganggu perkembangan bisnis kamu, pelacakan histori atau sudah berapa lama masalah itu ada, dan juga dampak apa yang kamu atau tim rasakan dari adanya masalah tersebut.
Langkah 3 – Identifikasi penyebab yang mungkin
Apa saja yang mungkin menjadi penyebab timbulnya masalah tersebut dapat dicari tahu dengan mengurutkan proses awal mula masalah tersebut muncul hingga akhirnya terdeteksi atau ditemukan, pada kondisi seperti apa masalah itu muncul, dan masalah-masalah lain apa yang mungkin muncul dan mengikuti karena adanya masalah utama.
Ketika melakukan identifikasi masalah ini lah Why Why Analysis dapat berperan untuk membantu kamu mengidentifikasi penyebab-penyebab dari suatu masalah. Sebagai contoh, ketika kamu menghadapi masalah mobil mogok. Why Why Analysis di sini dapat berbentuk sebagai berikut:
- Mengapa mesin mati tiba-tiba? — Karena aki mobil mengeluarkan asap.
- Mengapa aki mobil mengeluarkan asap? — Karena aki sudah melewati batas lifetime yaitu 6 bulan.
- Mengapa aki mobilnya bisa melewati batas lifetime? — Karena aki mobil tidak diganti atau di-service.
- Mengapa aki mobil tidak diganti atau di-service? — Karena tidak ada yang tahu kapan harus mengganti atau melakukan service mobil.
- Mengapa tidak ada yang tahu kapan mobil harus service atau ganti aki? — Karena tidak ada pencatatannya.
Langkah 4 – Identifikasi akar masalah (root cause)
Identifikasi akar masalah bisa menggunakan alat yang sama dengan langkah 3 di atas. Bedanya, kamu hanya perlu menggali lebih dalam di setiap kemungkinan penyebab masalah. Jika menggunakan contoh masalah yang sama dengan yang ada di langkah sebelumnya, maka identifikasi akar masalah di isni bisa berbentuk sebagai berikut:
1. Mengapa aki mengeluarkan asap?
- Karena aki melewati batas lifetime yaitu 6 bulan
- Karena mobil sering tidak dipanasin
- Karena tidak melakukan pengecekan harian sebelum mobil digunakan
2. Mengapa aki melewati batas lifetime?
- Karena aki mobil tidak diganti atau disservice
- Karena merasa selama ini tidak ada masalah
- Karena belum ada budget untuk mengganti
3. Dan seterusnya…
Langkah 5 – Menentukan solusi
Ketika kamu sudah menentukan akar suatu masalah, kamu pun sudah bisa menentukan penyebab dari setiap level penyebab masalah utama dan apa efek yang ditimbulkan. Dengan begini, kamu dapat mengerti kenapa sebuah masalah ada, apa penyebab utamanya, dan solusi seperti apa yang dibutuhkan untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali. Selain itu, kamu juga dapat mempertimbangkan bagaimana solusi yang dipilih untuk mencegah masalah tersebut terulang kembali dapat diimplementasikan secara efektif dan efisien.
Nah, itu dia penjelasan mengenai Why Why Analysis dan cara melakukan root cause analysis untuk menentukan akar masalah. Bagaimana menurutmu, #GenerasiPenemu? Cukup mudah untuk diaplikasikan, kan?
Ikuti terus kegiatan dan informasi menarik mengeanai Ideanation di Instagram @in.ideanation. Artikel lainnya mengenai bisnis, startup, inovasi, dan teknologi juga dapat kamu baca di ideanation.id.
tks